Foire aux questions (FAQ)

FRP Canada a conçu le système d'é-Valuation pour les organismes communautaires de soutien à la famille afin de répondre aux demandes de ses membres à l'égard d'outils d'évaluation pratiques, pertinents et adaptés. Ce système constitue une base de données pancanadienne et conviviale qui analysera automatiquement les données issues de deux sondages, soit un sondage s'adressant aux participants et un deuxième sondage s'adressant aux employés et aux bénévoles (Pour référence seulement) (link to French reference staff/volunteer survey) . Les répondants peuvent répondre aux sondages en ligne ou sur papier.

Des questions de sondage et des indicateurs pertinents et signifiants ont été élaborés et testés avec le concours d'intervenantes en soutien à la famille des quatre coins du Canada. Comme la base de données a la capacité de générer des rapports individuels et cumulatifs en temps réel, elle présente un avantage significatif pour les organismes qui veulent obtenir des résultats rapidement. Ce système d'évaluation commun à tous les organismes communautaires de soutien à la famille partout au pays permettra à FRP Canada et aux autres parties prenantes de mieux comprendre le rôle joué par ces organismes auprès des familles canadiennes.

Le terme « é-Valuation » traduit l'esprit de ce nouveau système. Le é- placé au début indique qu'il s'agit d'un système électronique, accessible sur Internet, tandis que le terme Valuation, tiré de l'anglais et qui signifie valorisation, met l'accent sur le but de ce système, soit d'augmenter la valeur de l'important travail accompli par les organismes communautaires de soutien à la famille aux quatre coins du pays. Ce système a été conçu pour aider les organismes à élaborer leurs programmes ou à les améliorer.

Les organismes de soutien à la famille sont des organismes communautaires qui travaillent avec les enfants, les familles et les intervenants des milieux de garde dans la perspective de consolider les forces de chacun, d'accroître les capacités et de promouvoir un développement sain. Les organismes communautaires de soutien à la famille se déclinent en plusieurs formes et tailles, suivant leur historique, leur financement et les besoins de la communauté dans laquelle ils œuvrent. Bien que les organismes communautaires de soutien à la famille situés dans différentes régions ne soient pas en tous points identiques, ils témoignent tous d'un solide engagement envers les principes directeurs en matière de soutien à la famille.

Ce système a été conçu par et pour les organismes communautaires au service des familles qui mettent en pratique les approches recensées dans les principes directeurs en matière de soutien à la famille. Chaque organisme qui est présentement membre de FRP Canada est invité à utiliser ce système d'é-Valuation. Consultez le Sondage auprès des participants et le Sondage auprès des employés et des bénévoles.

FRP Canada s'intéresse depuis plusieurs années aux questions relatives à l'évaluation des organismes de soutien à la famille. Le ministère des Ressources humaines et du Développement social du Canada a financé les trois phases des travaux : la première phase a permis de cerner les enjeux auxquels le domaine est confronté en matière d'évaluation, la deuxième phase a servi à élaborer des outils pratiques et pertinents afin d'aider les organismes à réaliser leur propre évaluation et la troisième phase a permis de développer et améliorer le système d'é-Valuation.

Le professeur Dr Peter Gabor de l'Université de Calgary a dirigé les trois phases du projet d'évaluation de FRP Canada en tant que responsable de la recherche. Sous sa direction, un groupe de travail formé principalement d'intervenantes en soutien à la famille a défini les indicateurs, a mis à l'essai les deux sondages et les a ensuite révisés.

Le groupe de travail a choisi des indicateurs de base qui sont fidèles aux principes des organismes communautaires de soutien à la famille, qui sont généralement reconnus dans le domaine, qui reflètent les principaux processus et résultats et qui sont faciles à comprendre et à interpréter.

Le système é-Valuation est accessible tout au long de l'année. L'information est organisée selon l'année de saisie des données. Nous encourageons donc les programmes à entrer leurs sondages au plus tard, le 31 décembre. Les sondages qui n'auront pas été saisis à ce moment-là seront inclus dans les rapports de l'année suivante. Pendant chaque saison d'évaluation, nous incitons les organismes à choisir une période de trois semaines au cours de laquelle ils recueilleront des données du plus grand nombre possible de participants, d'employés et de bénévoles.

Pourvu que chaque site d'activités ou satellite est inscrit, les organismes participants peuvent produire des rapports pour chaque site séparément ou des rapports qui regroupent des données de leurs différents sites.

Les organismes peuvent s'inscrire au système d'é-Valuation après avoir rempli une demande d'adhésion à FRP Canada. Les frais annuels d'adhésion sont de 150 $, et le statut de membre confère de nombreux autres avantages.

Les membres actuels de FRP Canada n'engageront aucuns frais additionnels pour utiliser ce système d'é-Valuation pour les organismes de soutien à la famille. Les frais d'adhésion annuels à FRP Canada s'élèvent à 150 $. Les membres de FRP Canada jouissent de nombreux avantages, financièrement intéressants, y compris un accès à des régimes collectifs d'assurance santé et d'assurance responsabilité. De plus, l'emploi du système d'é-Valuation pourrait se traduire par une baisse importante des coûts de leurs activités d'évaluation. Les organismes qui souhaitent participer peuvent devenir membres de FRP Canada sans délai en remplissant une demande d'adhésion et en la transmettant par télécopieur au (613) 237-8515. Les autres frais tels le temps du personnel et les services de garde d'enfant pouvant être offerts aux répondants au sondage sont variables et incombent à chaque organisme.

Répondre aux sondages et entrer les données exigera du temps des participants, des employés et des bénévoles. Les sondages sont conçus de façon à ce qu'on puisse y répondre en moins de 15 minutes. Un employé ou un bénévole de chaque organisme sera responsable de ce projet et disposera d'un mot de passe pour accéder aux résultats de son organisme. Entre autres responsabilités, ce coordonnateur des sondages devra inscrire l'organisme en ligne, expliquer le fonctionnement du système d'é-Valuation (une présentation PowerPoint est affichée dans la page Ressources) à ses collègues, aux participants et aux autres personnes concernées, créer une version du sondage des participants qui répond bien aux besoins de son organisme, coordonner la réalisation et le stockage des sondages et assurer l'entrée des données dans la base de données en ligne. Le nombre d'heures requis variera suivant la taille de l'organisme et le nombre de sondages à traiter. Les employés et les bénévoles peuvent se partager certaines tâches, tel qu'encourager les participants à répondre au sondage et entrer les données en ligne.

De nouvelles questions ont été ajoutées aux sondages en 2012. Nous invitons donc les organismes à mettre à jour leurs traductions à l'intention de leurs communautés et à nous les soumettre à des fins d'affichage. Contactez-nous pour que d'autres organismes puissent en bénéficier. Ces traductions seront offertes seulement en version imprimée et non en ligne. Pour de plus amples informations au sujet des traductions, veuillez contacter Claire Scanlan.

Seuls les membres désignés du personnel de l'organisme qui disposent d'un mot de passe ont accès aux résultats de l'organisme. S'il le souhaite, l'organisme peut communiquer les rapports à ses employés, à ses partenaires communautaires, aux membres de son conseil d'administration, à ses bailleurs de fonds, aux participants et à d'autres parties prenantes. À l'exception de l'administrateur du système chez FRP Canada, qui a accès à toutes les données, nulle autre personne ne peut visualiser les résultats individuels des organismes. FRP Canada s'engage à préserver la confidentialité des données des répondants et des organismes.

Le sondage auprès des participants et le sondage auprès des employés et des bénévoles sont remplis de façon anonyme. Chaque répondant à un sondage sur papier pourra placer son sondage dans une enveloppe scellée avant de le remettre à l'organisme visé. Seuls le coordonnateur de l'organisme visé et l'administrateur national pourront voir les commentaires des participants, qui pourraient donner des indices sur l'identité de l'organisme. Au sein de chaque organisme, la base de données ne générera aucun résultat s'il y a moins de quatre répondants. Les utilisateurs de la base de données pourront regrouper ou cumuler les données de plusieurs organismes, mais aucun rapport ne sera généré si la catégorie d'organismes définie contient moins de quatre organismes.

Pour chaque question reposant sur une échelle d'appréciation, par exemple de 1 à 7, les rapports indiqueront le nombre total de réponses et les pourcentages obtenus pour chaque réponse possible ainsi que la moyenne et l'écart-type pour chaque question. Le nombre de répondants n'ayant pas répondu à une question ou ayant indiqué « sans objet » sera également fourni pour chaque question. Les rapports présenteront aussi un sommaire des données démographiques fournies par les répondants. Les commentaires écrits en réponse aux questions ouvertes seront publiés dans un rapport distinct.

Il est possible de générer des rapports dès que les données d'au moins quatre sondages ont été entrées. Ces rapports sont automatiquement mis à jour lorsque de nouvelles données sont ajoutées.

On peut cumuler (grouper) les données par catégorie en fonction de l'emplacement géographique (province/territoire et pays), du type d'organisme, du type de financement et de la taille de la communauté. Par exemple, il est possible de générer des rapports visant les organismes communautaires de soutien à la famille des grandes villes d'une province spécifique qui sont financés par le gouvernement provincial, à condition que cette catégorie comprenne au moins quatre organismes répondant à ces critères.

Les organismes pourront comparer leurs données d'une année à l'autre. Cependant, il peut arriver que, dans de rares cas, des changements périodiques aux sondages rendent certaines comparaisons impossibles.

Les données appartiennent aux organismes qui les fournissent et non à FRP Canada. Chaque organisme aura la possibilité de télécharger ses propres données brutes.

Chaque bailleur de fonds a ses propres exigences en matière de reddition de comptes. Certains organismes communautaires de soutien à la famille ont des bailleurs de fonds multiples et font face à des exigences contraignantes en matière d'évaluation. FRP Canada espère que ce système d'é-Valuation allège graduellement le fardeau des organismes en réduisant le nombre de recoupements et en simplifiant certaines activités d'évaluation. Plusieurs bailleurs ont déjà manifesté un intérêt à l'égard de cette initiative. On estime qu'avec le temps, ce système de collecte de données deviendra une composante importante de leurs cadres d'évaluation. Dans le cas des organismes qui ne sont pas déjà soumis à des exigences en matière d'évaluation, l'utilisation de ce système national témoignera, aux yeux de leurs bailleurs de fonds et d'autres parties prenantes, de leur engagement envers l'amélioration de la qualité.

FRP Canada a produit, au soutien de ce projet, dix résumés de documents portant sur des thèmes qui sont directement liés aux questions contenues dans les deux sondages. Chaque résumé contient une analyse des études sur le sujet visé, quelques références annotées et des références supplémentaires. Forts de ces études, les utilisateurs du système d'é-Valuation et leurs bailleurs de fonds sont assurés que le système est axé sur des facteurs dont les effets positifs sur la vie des familles sont reconnus. Ces résumés de documents sont téléchargeables sur la page Ressources.

Vous pouvez inscrire votre organisme à n'importe quel moment en vous rendant à la page « inscription » sur le site Web d'é-Valuation.

De l'aide et des renseignements supplémentaires sont disponibles sur la page Ressources du site Web d'é-Valuation. Cette page contient plusieurs documents téléchargeables, y compris un guide d'utilisation (link to Guide de l'itilisateur document) de la base de données, un sondage s'adressant aux participants, un sondage s'adressant aux employés et aux bénévoles, dix résumés de documents et une présentation PowerPoint permettant au coordonnateur de renseigner ses collègues et les participants au sujet du système. Si vous avez des questions au sujet du système é-Valuation, veuillez nous contacter.